Waarom moeten bedrijfsmatig gereden kilometers nauwkeurig worden geregistreerd?

Iedereen die bedrijfsmatig rijdt en kilometervergoeding in rekening brengt of verrekent met te betalen belasting ontkomt niet aan het goed registreren van gereden zakelijke kilometers. Deze bedrijfskilometers kun je handmatig bijhouden als het om slechts enkele ritten gaat. Maar zit je dagelijks op de weg of heb je personeel dat op de weg zit, dan is het een stuk handiger om  die kilometerregistratie automatisch te regelen. Dat kan heel goed door een speciaal kastje dat de gereden kilometers automatisch bijhoudt.

Hoe werkt kilometer registratie?

En systeem voor km registratie wordt op de kabel van de kilometerteller in de auto aangesloten. Op die manier worden de gereden kilometers automatisch geregistreerd. Dergelijke systemen zitten ook in vrachtwagens, bussen en touringcars. Hier is het verplicht. Beroepschauffeurs moeten zich namelijk houden aan de Rijtijdenwet en verplichte rusttijden in acht nemen. Doen ze dat niet dan levert dat forse boetes op. De tachograaf, zoals het systeem voor het beroepsvervoer heet, registreert overigens ook hoe hard het voertuig reed. Dit kan van belang zijn bij een aanrijding of een betwiste verkeersovertreding. Naast de werkgever kan dus ook de politie gebruikmaken van de gegevens uit deze systemen.

Zorg dat je administratie op orde is

Wanneer je kilometervergoeding verrekent met belasting dan is het noodzakelijk om je administratie op orde te hebben. De Belastingdienst kan controles houden om te onderzoeken of de aangiftes die je instuurt kloppen. Bedenk daarbij ook dat je hier te allen tijde zelf verantwoordelijk voor bent, ook als je dit aan een administratiekantoor of accountant uitbesteedt. Organiseer dus een goede administratie voor je zakelijke kilometers. Zeker als je personeel ook kilometers declareert of met een auto van de zak rijdt. Hiermee mogen geen privé kilometers worden gereden op een zeer beperkt aantal per jaar na.  Als de Belastingdienst constateert dat de administratie niet klopt, dan leidt dit tot naheffingen en vaak forse boetes. Ook kun je er dan vanuit gaan dat je bedrijf bij de Dienst onder een vergrootglas ligt en vaker controles zal krijgen. 

Wat is een betrouwbaar systeem voor kilometer registratie?

Voor een veel gebruikt systeem voor het registreren van zakelijke kilometers kun je kijken op de website van accredis.nl. Zij hebben betrouwbare systemen die de gewenste gegevens feilloos monitoren. De gegevens kunnen op afstand worden uitgelezen en direct verwerkt in de administratie. Je hebt dan alle gegevens meteen overzichtelijk bij elkaar. Het aantal gereden kilometers is overigens ook heel handig als je gebruik maakt van leaseauto’s. Bij het contract wordt altijd een maximum aantal kilometers per jaar afgesproken en het is wel zo handig  als je kunt bijhouden of je binnen de marges blijft of dat het contract tussentijds moet worden bijgesteld. Als je dit niet doet dan betekent dat flink hogere kosten aan het eind van het jaar want het leasebedrijf zal de extra kilometers in rekening brengen.