Als je naar een festival of vergelijkbaar evenement gaat dan realiseer je je wellicht niet wat er vooraf gegaan is aan de leuke avond die je hebt. Het organiseren van een festival is zeker geen kleinigheid. Er komt veel meer bij kijken dan een podium op een plein of grasveld zetten. De voorbereidingen beginnen vaak al een jaar van tevoren.
Een nieuw festival
Zeker wanneer een festival voor het eerst wordt georganiseerd moet er veel worden geregeld. Het spreekwoordelijke wiel moet nog worden uitgevonden. Bij volgende edities weet de organisatie vaak beter de weg en zijn sponsoren vaak net wat makkelijker te porren om ook dit jaar weer een bijdrage te leveren. Voor een festival is toestemming nodig van de gemeente. Die moet ruim van tevoren worden aangevraagd en de aanvraag moet alle relevante informatie bevatten zoals datum, tijd en locatie maar ook hoeveel bezoekers er worden verwacht en hoe het festival verder wordt aangekleed, zoals met stands, kramen, foodtrucks en dergelijke
Optredens regelen
Op een festival treden doorgaans artiesten op. Die moet je in een vroeg stadium vastleggen, zeker als ze op het moment van boeken populair zijn. Artiesten hebben vooral in de zomermaanden, tijdens het festivalseizoen, vaak een volle agenda. Een artiest maakt meestal gebruik van een boekingskantoor dat aanvragen voor optredens afhandelt. Boekingsbureau Lukassen verzorgt de boekingen voor veel bekende Nederlandse artiesten. Wil je een artiest bij hen boeken, dan kun je doorklikken naar de pagina van de artiest op hun website. Hier staat informatie die nodig is, zoals het honorarium en informatie over de gewenste geluidsinstallatie. Je kunt een boeking aanvragen door de datum en tijd van het optreden door te geven. De agent neemt contact op met de artiest om de boeking voor te leggen, bij akkoord wordt die bevestigd. De festivalorganisatie heeft vrijwel altijd een ‘plan B’, mocht een artiest op het laatste moment verhinderd zijn. Ook dat moet dus worden geregeld.
Bijzondere omstandigheden
Soms spelen er bijzondere omstandigheden rond het organiseren van een festival. Niet alleen artiesten boeken is belangrijk, maar ook wat er gebeurt als er zich een iets bijzonders voordoet. Zo worden festivals soms belemmerd door het weer. De regen kan met bakken uit de lucht komen, maar ook een hittegolf kan voor problemen zorgen. Bij extreme hitte is de kans groot dat er mensen onwel worden. Dan moet er dus voldoende mankracht zijn op de EHBO post. Soms zit er niets anders op dan een festival aan te passen of zelfs te annuleren. Als dat laatste het geval is dan moet de organisatie bezoekers compenseren en het entreegeld terugbetalen. Een festival dat niet kan doorgaan levert een forse financiële strop op, maar toch moeten organisatoren hiermee rekening houden. De kosten voor het organiseren van een festival zijn de afgelopen jaren fors gestegen. Dit heeft vooral te maken met veiligheidsmaatregelen vanwege verhoogde kans op terrorisme.